第一章  总 则

     第一条 为使我站公文处理工作规范化、制度化、科学化，提高公文处理工作的效率和质量，根据《中国共产党机关公文处理条例》、《国家行政机关公文处理办法》和《浙江省实施〈国家行政机关公文处理办法〉细则》，结合我站实际情况，特制定本规定。

第二条 公文（含电报，下同）是在单位管理过程中所形成的具有法定效力和规范体式的公务文书，是传达贯彻党和国家方针、政策、发布规章制度，施行行政措施，请示和答复问题，指导、布置和商洽工作，报告情况，交流经验的重要工具。

第三条 站办公室主管并负责指导站各科室的公文处理工作。应设专职人员或规定应聘人员岗位职责，负责公文处理工作。所设（聘）人员应当忠于职守，廉洁正派，具备有关专业知识。

第四条 公文处理工作必须做到及时、准确、安全。公文必须按统一要求进行收发、分办、传递、用印、立卷、归档、和销毁。

第五条 在公文处理工作中，必须严格执行国家保密法律、法规和有关保密规定，确保国家秘密安全。

第六条 公文处理工作应贯彻"党政分开"的原则。

第二章 公文主要种类

第七条 常用的公文种类主要有：

（一） 决定

适用于对重要事项或重大行动做出安排

（二） 决议

适用于对会议讨论通过并要求贯彻执行的事项

（三） 通告

适用于在一定范围内公布应当遵守或周知的重要事项。

（四） 通知

适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文；发布规章；传达要求下级单位办理和需要周知或共同执行的事项；任免和聘任干部。

（五） 通报

适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。

（六） 报告

适用于向上级机关汇报工作，反映情况，提出意见或者建议，答复上级机关的询问。

（七） 请示

适用于向上级机关请求指示、批准。

（八） 批复

适用于答复下级机关请示事项。

（九） 函

适用于不相隶属机关或部门之间相互商洽工作、询问和答复问题；向同级有关主管部门请求批准等。

（十） 会议纪要

适用于记载和传达会议情况和议定事项。

（十一）规定、细则、意见

"规定"适用于对特定范围内的工作事务制定带有约束性的措施。

"细则"适用于对某项法令、条例、规定或其部分条文规定具体的实施办法。

"意见"适用于对某项工作或活动的进行做出具体的规范。

（十二）简报

适用于不定期的向上级机关及本单位内部反映工作动态。

第三章 公文格式

     第八条 公文一般由发文机关、秘密等级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、印章、成文时间、抄送机关等部分组成。根据不同文种，有的部分可以省略。

    一、公文版头，由发文机关全称加"文件"二字组成。 用大字居中印在公文首页上端。联合行文可用文件主办机关一家版头，但要在正文标题开头注明联合行文机关名称，也可并用几家机关并排版头。版头文字一般红色套印。请示、报告、批复、函的版头不加"文件"二字。布告、通告等公布性公文，不用版头。

二、秘密等级，分绝密、机密、秘密，标注在文件首页的右上角。

三、紧急程度，紧急公文应表明"特急"或"急"，可注在秘密等级的下方。

四、发文字号，包括机关公文代字、年度和发文顺序号。联合行文，只标注主办机关的发文字号。

五、上报的公文（请示、报告），应当在首页发文字号右侧，公文标题以上适当位置，注明签发人姓名。

六、公文标题，应当准确简要的概括公文的主要内容，一般应有发文机关名称、内容和文种三部分组成。标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。

七、主送单位是指收受、办理文件的单位。请示，一般只写一个主送机关。

八、正文是公文的主体部分，用来表达公文的内容。公文如有附件，应当在正文之后，成文时间之前注明附件的顺序和名称。

九、公文除会议纪要外，必须加盖发文机关印章。联合上报或下发的公文，联合发文机关都要加盖公章。用印位置上不压正文，下骑年盖月。加盖印章的公文，不再署发文机关名称。

十、成文日期，以领导人签发的日期为准。成文日期标注在正文结尾右下方。决定、会议纪要，应在标题之下、正文之前用括号标明签发日期。党群公文的成文日期用阿拉伯数字标注，行政公文发文日期以中文数字标注。

十一、成文日期下方要标注主题词、印刷份数、抄送机关、印发单位、印发时间。除主送机关外，对其他需要了解公文内容的上级机关、同级机关和不相隶属的机关用"抄送"。

十二、文字从左至右横写、横排。以理工学院党委、行政名义上报的请示、报告或公函每页排印22行，每行28个字。院内行文每页印排25行，每行30个字。

第九条 公文纸用A4纸，左端装订。张贴的公文根据实际需要确定用纸大小。

第四章 公文办理

    第十条 公文办理分为收文和发文。收文办理一般包括签收、登记、分发、拟办、批办、传阅、承办、催办、立卷、归档、销毁等程序；发文办理一般包括拟稿、审核、签发、缮印、校对、用印、登记、分发、传递、立卷、归档、销毁等程序。

第十一条 签收。对来文要逐件清点，重要的要逐页查点，急件要注明签收时间。登记。须将公文标题、密级、发文字号、紧急程度、来文单位、发往单位、件数、收发时间和处理情况等逐项登记清楚，以便查询。

第十二条 分发。来文登记后，由办公室主任签阅分文。对来文要区别阅件和办件。阅件应及时送有关领导传阅。办件应根据来文内容，准确地送交有关部门或人员办理。

第十三条 传阅。要严格登记手续，随时掌握公文去向，避免漏传、误传和延误。要建立公文传阅、催阅（退）制度。

第十四条 公文办理工作中应注意的问题：印制公文要有时限要求，保证质量，做到文面清晰，格式规范，字体适当，美观大方。公文按题目为宋体小2号字、正文为仿宋3号字的统一规范格式、标准印制。

第十五条 需要办理的公文，由办公室主任及时提出拟办意见并附有关材料，送主管领导批示，或者交有关部门办理。紧急公文，应当提出办理时限。

第十六条 承办部门应当抓紧办理公文，不得延误、推诿。对不属于本部门职权范围或者不适合本部门办理的，应当迅速退回交办部门并说明理由。

第十七条 凡涉及其他部门的问题，主办部门应当主动与有关部门协商、会签。上报的公文，如有关部门意见不一致，应当如实反映。

第十八条 属于部门职责范围内的事项，应当由部门自行发文或者几个部门联合发文。须经领导审批的事项，经主管校领导同意后，也可以由部门发文，文中必须要注明"经主管校领导同意"。

第十九条 送校领导审批或交有关部门办理的公文，党委、院长办室要负责催办、查办，重要公文要重点催办、查办，一般公文定期催办、查办。对下发的重要公文，应当及时了解和反馈执行情况。

第二十条 草拟公文应当做到：

    （一）符合国家的法律、法规和方针、政策及有关规定。

（二）情况确实，观点明确，条理清楚，文字精练，书写公正，标点准确，篇幅力求简短。

（三）人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。日期应当写具体的年、月、日。

（四）结构层次序数，第一层为"一"，第二层为"（一）"，第三层为"1"，第四层为"（1）"。

（五）必须使用国家法定计量单位。

（六）用词用字准确、规范。文内使用简称，一般应当先用全称，并注明简称。

（七）草拟文件时首页必须使用学校统一印制的公文拟稿首页纸，并认真填写首页纸上规定的内容。

第二十一条 公文中的数字除行政公文的成文时间、部分结构层次序数和词、词组、惯用词、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，一律使用阿拉伯数字。10及10以下的数字在单独使用时，也可使用汉字。但一篇公文中的同类数字使用必须一致。使用阿拉伯数字时，一组数字不能移行。

第二十二条 公文由发文机关领导人签发。重要公文，必须由正职或主持工作的副职领导人签发。

第二十三条 审批公文，审批人应写上姓名和审批时间，主批人应当明确签署意见。审批人圈阅，应当视为同意。

第二十四条 草拟、修改和签批公文，用纸用笔用墨必须符合存档要求（禁止使用铅笔、圆珠笔、红色及纯蓝墨水钢笔）。不要在文稿装订线外书写。

第二十五条 公文送领导人签发之前，应当由办公室主任进行审核。审核的重点是：

（一）是否确需行文；

（二）内容是否符合党和国家的方针、政策，是否同有关法律、法规、规章及上级部门的有关规定相抵触，政策是否保持连续性，提法是否同已发布的有关文件相衔接；

（三）提出的措施和办法是否符合实际，切实可行；

（四）内容涉及的部门是否经过协调、会签，意见是否一致；

（五）文字表述是否概念准确，简明扼要，条理清楚，语法规范，书写工整；

（六）是否符合规定的办文程序，审批、会签手续是否完备；

（七）公文格式是否符合要求，公文使用是否适当，秘密等级、紧急程度、发布范围、主送、抄送单位是否合理。

（八）公文已经审批签发，一般不得改动，如需改动，要经原审签领导人复审。

第二十六条 上报的公文，如不符合本制度第十六、十七、二十三、二十六条的第一项与第十条第五项的规定，党办、院办可退回呈报部门。

第二十七条 上级行政机关的公文，除绝密、机密、秘密和注明不准翻印的以外，经党办、院办主任批准，可以翻印。翻印时，应当注明翻印的机关、时间、份数和印发范围。

第二十八条 传递秘密公文，必须采取保密措施，确保安全。

第五章 公文立卷、归档和销毁

第二十九条 公文办完后，应当根据《中华人民共和国档案法》和有关规定，将公文的定稿、正本和有关材料整理立卷。电报随同文件一起立卷。

各业务部门收到上级业务部门的公文，办毕后，应由本部门文秘管理人员归档。专业业务档案，由业务部门收集齐全并整理立卷，定期移送办公室档案室。

要做好会议公文的立卷工作。

（一）凡学校召开或主持的重要会议形成的公文（包括录音、录像、照片等有关资料），应由会议组织人员负责送办公室综合档案室立卷、存档。

（二）凡部门用本单位名义召开会议形成的文件，应按期交办公室综合档案室立卷，部门可保存副本。

（三）外出开会人员带回的公文（包括重要资料），应送本单位文秘人员登记立卷。

第三十条 公文归档，应当根据其相互联系、特征和保存价值分类立卷，要保证档案的齐全、完整、能正确反映本部门的主要工作情况，以便保管和利用。

第三十一条 联合办理的公文，原件由主办单位立卷，其他单位保存复印件。部门撤销、合并，由原部门负责将立卷的公文向院办综合档案室移交，不得丢失、销毁。

第三十二条 公文复制作为正式文件使用时，应当加盖复制单位公章，视同正式文件妥善保管。

第三十三条 案卷应当确定保管期限，按照有关规定和我站档案管理的规定定期向站办综合档案室移交。个人不得保存应当归档的公文。

第三十四条 没有归档和存查价值的公文，经过鉴别和主管领导批准，应予销毁。销毁秘密公文，应进行登记，由二人监督销毁，保证不丢失，不漏销。

第六章 附 则

第三十五条 本制度由党支部、站办公室负责解释。

第三十六条 本制度自颁布之日起实施，其他有关公文处理的办法，凡与本制度不一致的，以本制度为准。